Komu podlega zarządca wspólnoty i jak go kontrolować

Zarządca wspólnoty mieszkaniowej nie podlega urzędowi ani organowi administracji – podlega wyłącznie właścicielom lokali. Jego umocowanie wynika z umowy o powierzeniu zarządu, zawieranej na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali, albo z wyboru dokonanego uchwałą. To właściciele oceniają jego pracę, zatwierdzają roczne sprawozdania w drodze absolutorium i mogą go w każdej chwili odwołać.

Zarząd, zarządca, administrator – jaka jest różnica

W praktyce te trzy określenia bywają używane zamiennie, choć oznaczają różne role prawne. Poniższa tabela porządkuje najważniejsze różnice.

Wybór między zarządem a zarządcą to decyzja, którą właściciele podejmują zwykle na samym początku funkcjonowania wspólnoty – często jeszcze na etapie odbioru budynku od dewelopera. Mała wspólnota, w której właściciele chcą mieć bezpośredni wpływ na bieżące sprawy, częściej wybiera model zarządu społecznego, składającego się z samych mieszkańców. Duża wspólnota, licząca kilkadziesiąt lub kilkaset lokali, zwykle decyduje się na profesjonalnego zarządcę, bo skala obowiązków administracyjnych, księgowych i technicznych przekracza możliwości czasowe właścicieli działających społecznie. Administrator pojawia się najczęściej jako dodatkowe ogniwo w tym drugim modelu – obsługuje sprawy techniczne na zlecenie zarządcy, ale to zarządca pozostaje stroną umowy i podmiotem odpowiedzialnym wobec wspólnoty.

Komu podlega zarządca wspólnoty mieszkaniowej

Podstawa prawna powierzenia zarządu

Ustawa o własności lokali (dalej: u.w.l.) pozwala właścicielom lokali określić sposób zarządu nieruchomością wspólną w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później, w formie aktu notarialnego. W szczególności mogą oni powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej (art. 18 ust. 1 u.w.l.). W praktyce to najczęściej deweloper – jako pierwszy właściciel wszystkich lokali w budynku – wskazuje zarządcę już w akcie ustanawiającym odrębną własność pierwszego lokalu, a kolejni nabywcy przystępują do wspólnoty na już ustalonych zasadach. Jeżeli sposobu zarządu nie ustalono w żadnej z tych form, z mocy prawa obowiązują zasady ogólne z rozdziału 4 ustawy, czyli model oparty na wyborze zarządu w drodze uchwały (art. 18 ust. 3 u.w.l.). To ta umowa albo jej brak decyduje o tym, komu podlega zarządca.

Zakres podległości – umowa o zarządzanie a uchwały właścicieli

Zarządca działa w granicach wyznaczonych umową oraz uchwałami właścicieli. Czynności zwykłego zarządu – bieżące utrzymanie budynku, drobne naprawy, obsługa rozliczeń – podejmuje samodzielnie. Czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają już odrębnej zgody wyrażonej w uchwale. Ustawa wymienia tu między innymi: ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy, przyjęcie rocznego planu gospodarczego, ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu, zmianę przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, nabycie nieruchomości oraz wytoczenie powództwa o zobowiązanie właściciela do sprzedaży lokalu. Zarządca nie ma więc samodzielnej władzy nad wspólnotą – w każdej istotniejszej sprawie wykonuje decyzje, które podjęli właściciele.

Czy zarządca podlega jakiemuś urzędowi lub organowi nadzoru?

Nie. W polskim prawie nie ma organu administracji publicznej, który na bieżąco nadzorowałby zarządców nieruchomości wspólnych – nie istnieje też, w przeciwieństwie do stanu sprzed 2014 roku, centralny rejestr zarządców prowadzony przez ministerstwo. Jedynym zewnętrznym obowiązkiem zbliżonym do nadzoru jest obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zarządcy prowadzącego działalność gospodarczą. W razie sporu pozostaje droga sądowa – czy to w formie zaskarżenia uchwały, czy pozwu o odszkodowanie za nienależyte wykonywanie obowiązków.

Kto wybiera zarządcę wspólnoty?

Wybór zarządu w drodze uchwały

Jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych przekracza trzy, właściciele muszą podjąć uchwałę o wyborze jedno- lub kilkuosobowego zarządu. Uchwała ta zapada, tak jak większość uchwał we wspólnocie, większością głosów liczoną udziałami, chyba że przyjęto zasadę „jeden właściciel – jeden głos”. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna – najczęściej jeden z właścicieli, choć ustawa nie wyklucza powołania osoby spoza grona właścicieli. Ustawa nie przewiduje kadencyjności – raz wybrany zarząd działa bezterminowo, do czasu odwołania lub rezygnacji. We wspólnotach liczących trzy lokale lub mniej ten obowiązek w ogóle nie powstaje; stosuje się wtedy odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności, co w praktyce oznacza wspólne zarządzanie przez wszystkich współwłaścicieli.

Powierzenie zarządu zarządcy – wymóg formy notarialnej

Zamiast wybierać zarząd, właściciele mogą powierzyć zarząd zarządcy – osobie fizycznej lub prawnej. Taka decyzja wymaga formy aktu notarialnego, a jej późniejsza zmiana – uchwały zaprotokołowanej przez notariusza, która stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej. Ten model jest typowy dla nowych inwestycji deweloperskich oraz dużych osiedli, gdzie liczba lokali i skala spraw technicznych czynią zarząd społeczny mało praktycznym. Decyzja o powierzeniu zarządu zarządcy, raz zapisana w akcie notarialnym, wiąże także kolejnych nabywców lokali – nie trzeba jej powtarzać przy każdej transakcji sprzedaży mieszkania.

Zarządca przymusowy ustanawiany przez sąd

Gdy zarząd nie został powołany albo mimo powołania nie wypełnia obowiązków lub narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel może wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego. Sąd określa wtedy zakres jego uprawnień i należne wynagrodzenie, a odwołuje go, gdy ustaną przyczyny powołania. To rozwiązanie awaryjne, stosowane zwykle wtedy, gdy wspólnota pozostaje sparaliżowana – na przykład gdy dotychczasowy zarząd zrezygnował, a właściciele nie potrafią porozumieć się co do wyboru nowego. Dodatkowo, jeżeli w ciągu dwóch lat od wyodrębnienia pierwszego lokalu właściciele nie wybiorą zarządu ani nie powierzą zarządu zarządcy, o ustanowienie zarządcy przymusowego może wystąpić także dotychczasowy zarządca nieruchomości, który sprawował zarząd jeszcze przed powstaniem wspólnoty – dotyczy to typowo sytuacji, w której deweloper przez dłuższy czas sam administruje budynkiem.

Kto może być zarządcą wspólnoty mieszkaniowej?

Zarządca powierzony w trybie art. 18 ust. 1 – brak wymogu licencji

Ustawa o własności lokali nie stawia zarządcy żadnych szczególnych wymogów kwalifikacyjnych – może nim być dowolna osoba fizyczna lub prawna wskazana w umowie notarialnej, także osoba niezwiązana zawodowo z branżą nieruchomości. W praktyce funkcję tę pełnią jednak najczęściej podmioty zawodowo zajmujące się zarządzaniem nieruchomościami, ponieważ obowiązki sprawozdawcze, księgowe i techniczne wymagają czasu i doświadczenia, których właściciele działający społecznie zwykle nie mają.

Zarządca-przedsiębiorca w rozumieniu u.g.n. – obowiązkowe OC

Jeżeli zarządca prowadzi działalność gospodarczą z zakresu zarządzania nieruchomościami, obowiązują go przepisy działu V rozdziału 3 u.g.n. Zgodnie z art. 184a u.g.n. jest on przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą z zakresu zarządzania nieruchomościami, a samo zarządzanie nieruchomością ustawa definiuje jako podejmowanie decyzji i dokonywanie czynności mających zapewnić:

• właściwą gospodarkę ekonomiczno-finansową nieruchomości,
• bezpieczeństwo użytkowania i właściwą eksploatację nieruchomości,
• właściwą gospodarkę energetyczną w rozumieniu przepisów prawa energetycznego,
• bieżące administrowanie nieruchomością,
• utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem,
• uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.

Zakres obowiązków konkretnego zarządcy określa umowa o zarządzanie nieruchomością – pisemna lub elektroniczna pod rygorem nieważności. Taki zarządca musi też mieć obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością, a kopia polisy jest obowiązkowym załącznikiem do umowy.

Czy potrzebna jest licencja zarządcy nieruchomości?

Obecnie nie. Obowiązek posiadania licencji zawodowej zniesiono ustawą deregulacyjną z lat 2013–2014 – dawne przepisy w tym zakresie zostały uchylone, a wraz z nimi centralny rejestr zarządców nieruchomości. Jedynym pozostałym wymogiem formalnym jest wspomniane wyżej obowiązkowe ubezpieczenie OC. W przestrzeni publicznej trwa jednak dyskusja o przywróceniu licencjonowania tego zawodu – przedstawiciele resortu odpowiedzialnego za budownictwo sygnalizowali w 2026 roku prace nad taką regulacją. Na dzień publikacji tego artykułu nie jest to obowiązujące prawo, a jedynie zapowiedź dalszych prac legislacyjnych, odrębna od opisanego niżej projektu nowelizacji ustawy o własności lokali.

Jak kontrolować administratora wspólnoty?

Prawo kontroli działalności zarządu lub zarządcy

Prawo kontroli działalności zarządu – a odpowiednio także zarządcy, do którego w braku odmiennych postanowień umowy stosuje się przepisy rozdziału 4 u.w.l. (art. 33 u.w.l.) – przysługuje każdemu właścicielowi lokalu, niezależnie od wielkości jego udziału. Nie trzeba w tym celu uzyskiwać zgody pozostałych właścicieli, zwoływać zebrania ani powoływać się na żaden szczególny interes prawny – samo posiadanie lokalu w danej nieruchomości wystarcza.

Roczne sprawozdanie i absolutorium

Zarząd lub zarządca musi składać właścicielom roczne sprawozdanie ze swojej działalności oraz zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, najpóźniej w pierwszym kwartale. Przedmiotem tego zebrania jest uchwalenie rocznego planu gospodarczego i opłat na pokrycie kosztów zarządu, ocena pracy zarządu lub zarządcy oraz podjęcie uchwały o udzieleniu mu absolutorium. Odmowa udzielenia absolutorium nie skutkuje sama w sobie odwołaniem – to odrębna czynność, wymagająca osobnej uchwały – ale w praktyce bywa sygnałem otwierającym dyskusję o zmianie zarządu lub zarządcy. Jeśli zarząd nie zwoła zebrania w terminie, może to zrobić każdy z właścicieli, a właściciele mający co najmniej jedną dziesiątą udziałów mogą zażądać zwołania zebrania w każdym czasie, niezależnie od pory roku.

Wgląd w dokumenty i ewidencję pozaksięgową kosztów

Zarząd lub zarządca musi prowadzić ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu oraz zaliczek wpłacanych na ich pokrycie, a rozliczenia prowadzić przez rachunek bankowy. Każdy właściciel może zażądać wglądu do tej dokumentacji – w tym do faktur, umów z dostawcami usług czy zestawień wpłat poszczególnych lokali. Odmowa jej udostępnienia bywa w praktyce podstawą do zaskarżenia uchwały o absolutorium do sądu albo do dochodzenia roszczeń wobec zarządcy z tytułu nienależytego wykonywania umowy.

Jak odwołać administratora (zarządcę)?

Odwołanie zarządu uchwałą, bez podania przyczyny

Zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdej chwili zawieszeni w czynnościach lub odwołani uchwałą właścicieli. Nie trzeba wskazywać przyczyny ani zachowywać szczególnego trybu – wystarczy uzyskać wymaganą większość głosów na zebraniu zwołanym w tym celu albo w drodze indywidualnego zbierania głosów. Odwołanie może dotyczyć całego zarządu albo tylko jednego z jego członków, jeśli zarząd jest wieloosobowy.

Wypowiedzenie umowy zarządcy powierzonemu w trybie art. 18 ust. 1

Inaczej wygląda to, gdy zarząd powierzono zarządcy w umowie notarialnej. Odwołanie oznacza wtedy w istocie zmianę sposobu zarządu – czyli wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy, zgodnie z jej postanowieniami i przepisami ogólnymi. Umowy o zarządzanie zwykle przewidują okres wypowiedzenia liczony w miesiącach; strony mogą też rozwiązać ją za porozumieniem, ze skutkiem natychmiastowym. Jeśli zarządca prowadzi działalność gospodarczą i nie przedłożył aktualnej polisy OC, właściciele mogą wezwać go na piśmie do przedłożenia kopii polisy w terminie 7 dni, a po bezskutecznym upływie tego terminu – wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowania terminu wypowiedzenia.

Gdy zarząd lub zarządca nie działa – wniosek o zarządcę przymusowego

Jeśli mimo formalnego odwołania lub wypowiedzenia umowy nikt nie przejmuje faktycznego zarządu, a nieruchomość zostaje bez bieżącego nadzoru, każdy właściciel może wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego – to samo rozwiązanie awaryjne, które opisano wyżej przy okazji wyboru zarządcy.

Jak zmienić zarządcę wspólnoty?

Obowiązująca procedura – uchwała zaprotokołowana przez notariusza

Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 18 ust. 2a u.w.l. zmiana wcześniej ustalonego sposobu zarządu – w tym zmiana zarządcy – wymaga uchwały właścicieli zaprotokołowanej przez notariusza. Taka uchwała stanowi też podstawę wpisu zmiany do księgi wieczystej. W orzecznictwie pojawia się wprawdzie pogląd, że zmiana samej osoby zarządcy – bez zmiany modelu zarządu – nie wymaga formy notarialnej, jednak ze względu na bezpieczeństwo prawne uchwały i potrzebę wpisu do księgi wieczystej w praktyce stosuje się tryb z art. 18 ust. 2a u.w.l. W praktyce proces ten obejmuje kilka etapów: podjęcie uchwały wskazującej nowego zarządcę, jej zaprotokołowanie u notariusza, zgłoszenie zmiany do księgi wieczystej oraz formalne przekazanie nieruchomości i jej dokumentacji technicznej między dotychczasowym a nowym zarządcą – nowy zarządca ma obowiązek sporządzić protokół takiego przejęcia (art. 29 ust. 1b u.w.l.). W dużych wspólnotach, zwłaszcza tych, w których zarządcę wybrał pierwotnie deweloper, zebranie wymaganej większości bywa w praktyce trudne, co bywa realną barierą w zmianie niesatysfakcjonującego zarządcy. Przy takich wieloetapowych procedurach warto skorzystać z pomocy prawnej dla wspólnot mieszkaniowych, żeby uniknąć wad formalnych uchwały, które mogłyby ją narazić na zaskarżenie.

Zapowiadane uproszczenie w projekcie nowelizacji (UD312)

Warto wiedzieć, że w styczniu 2026 r. Rządowe Centrum Legislacji opublikowało projekt nowelizacji ustawy o własności lokali (nr UD312). Zakłada on między innymi rezygnację z instytucji umowy o sposobie zarządu oraz z wymogu formy notarialnej przy zmianie zarządcy – właściciele mieliby decydować o tym uchwałą, bez konieczności wizyty u notariusza. Projekt przewiduje też prawo właścicieli mających co najmniej jedną dziesiątą udziałów do samodzielnego zwołania zebrania w ciągu trzech tygodni, gdy zarząd odmawia jego zwołania – również wtedy, gdy przedmiotem zebrania ma być odwołanie zarządu lub zmiana zarządcy. Na dzień publikacji tego artykułu projekt nie został jeszcze uchwalony, a Rada Ministrów planuje jego przyjęcie w drugim kwartale 2026 r., więc opisana wyżej procedura z formą notarialną nadal obowiązuje. Ten fragment zostanie zaktualizowany, gdy zmiany wejdą w życie.

Najczęściej zadawane pytania