Za co odpowiada zarząd wspólnoty mieszkaniowej – pełny zakres obowiązków

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej odpowiada za bieżące prowadzenie spraw nieruchomości wspólnej, reprezentowanie wspólnoty na zewnątrz oraz wykonywanie uchwał właścicieli. To, za co odpowiada zarząd wspólnoty, dzieli się na dwie kategorie spraw. Pierwszą stanowią czynności, które wykonuje samodzielnie, drugą takie, na które musi najpierw uzyskać zgodę właścicieli. Rozumienie tej granicy pozwoli uniknąć większości konfliktów, do jakich dochodzi między zarządem a mieszkańcami.

Kim jest zarząd wspólnoty i czym różni się od zarządcy?

Zarząd to organ wykonawczy wspólnoty, czyli osoby wybrane przez właścicieli, które w ich imieniu prowadzą sprawy budynku. Od zarządcy różni go źródło umocowania, ponieważ zarząd pochodzi z wyboru wspólnoty, a zarządca z zawartej z nią umowy. W większej wspólnocie, liczącej powyżej trzech lokali, powołanie zarządu jest obowiązkowe, a zasiadać w nim może wyłącznie osoba fizyczna. Nie trzeba być właścicielem lokalu, by pełnić tę funkcję, choć najczęściej są to sami mieszkańcy.

Samo rozróżnienie ma istotne znaczenie. Zarząd jest organem wspólnoty, wybranym jej uchwałą. Zarządca to firma lub osoba z zewnątrz, której wspólnota powierzyła prowadzenie nieruchomości na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego (art. 18 ust. 1 u.w.l.). Zakres obowiązków bywa zbliżony, ale to wspólnota decyduje, w którym modelu chce funkcjonować. Zarząd można w każdej chwili zawiesić lub odwołać uchwałą właścicieli.

W najmniejszych wspólnotach, liczących do trzech lokali, zarządu nie powołuje się w ogóle. Sprawami nieruchomości zajmują się wtedy sami współwłaściciele, na zasadach zwykłej współwłasności.

Za co odpowiada zarząd wspólnoty na co dzień?

Na co dzień zarząd odpowiada za bieżące funkcjonowanie budynku. Czynności zwykłego zarządu podejmowane są przez zarząd samodzielnie, ponieważ gdyby każde działanie wymagało uchwały, sprawne zarządzanie nieruchomością byłoby niemożliwe. Mieści się tu wszystko, co służy utrzymaniu budynku w niepogorszonym stanie i jego codziennej obsłudze. Są to bieżąca konserwacja i drobne naprawy, umowy na dostawę energii, wody i ciepła, utrzymanie czystości, ubezpieczenie budynku, prowadzenie rozliczeń oraz pobieranie zaliczek na koszty zarządu. To stała obsługa nieruchomości, która rzadko bywa przedmiotem uwagi właścicieli, dopóki działa bez zakłóceń.

Do zwykłego zarządu należy również reprezentowanie wspólnoty na zewnątrz, czyli zawieranie umów oraz kontakt z dostawcami, urzędami i wykonawcami. Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli w imieniu wspólnoty muszą złożyć przynajmniej dwie osoby (art. 21 ust. 2 u.w.l.). Podpis jednego członka zarządu pod umową nie wystarcza więc, by związać wspólnotę.

Kiedy zarząd musi uzyskać zgodę właścicieli?

Zgody właścicieli zarząd potrzebuje zawsze wtedy, gdy sprawa wykracza poza bieżące utrzymanie budynku, i dopiero uchwała uprawnia go do działania. Czynność przekraczająca zwykły zarząd, dokonana bez wymaganej uchwały, jest bezwzględnie nieważna (art. 58 KC), a późniejsza zgoda właścicieli jej nie sanuje. Bez takiego umocowania zarząd nie wiąże wspólnoty wobec kontrahenta.

Do tej kategorii należą między innymi ustalenie wynagrodzenia zarządu, przyjęcie rocznego planu gospodarczego, ustalenie wysokości opłat, zmiana przeznaczenia części wspólnej, zgoda na nadbudowę lub przebudowę oraz decyzja o sądowym dochodzeniu sprzedaży lokalu uciążliwego właściciela. Ustawowy katalog tych czynności jest otwarty i obejmuje ogół spraw, które istotnie zmieniają nieruchomość lub poważnie obciążają budżet wspólnoty, także wtedy, gdy nie zostały wprost wymienione.

Granica między zwykłym a przekraczającym zarządem nie zawsze jest oczywista i bywa przyczyną sporów. Pomocne jest kryterium ciężaru danej czynności. Bieżący remont, taki jak naprawa instalacji czy odświeżenie klatki schodowej, mieści się w zwykłym zarządzie, natomiast gruntowna modernizacja lub kosztowna inwestycja już go przekracza. W razie wątpliwości zarząd działa ostrożniej, uzyskując uchwałę, niż naraża się na późniejsze zakwestionowanie decyzji.

Jakie obowiązki formalne ciążą na zarządzie?

Formalnie zarząd jest zobowiązany do prowadzenia rozliczeń i sprawozdawczości, z których właściciele go rozliczają. Musi prowadzić ewidencję kosztów wspólnoty i wpłacanych zaliczek, dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy, przechowywać dokumentację techniczną budynku oraz prowadzić aktualny spis właścicieli i ich udziałów. To na tej podstawie możliwa jest późniejsza weryfikacja, na co zostały przeznaczone środki wspólnoty.

Raz w roku następuje rozliczenie z działalności. Zarząd ma obowiązek zwołać zebranie ogółu właścicieli najpóźniej w pierwszym kwartale i przedstawić sprawozdanie ze swojej działalności (art. 30 u.w.l.). Jeżeli nie uczyni tego w terminie, zebranie może zwołać każdy z właścicieli. Punktem kulminacyjnym zebrania jest głosowanie nad absolutorium, czyli coroczna ocena pracy zarządu. Nieudzielenie absolutorium nie odwołuje zarządu z mocy prawa, stanowi jednak wyraźny sygnał i bywa pierwszym krokiem do jego odwołania.

Jaką odpowiedzialność ponosi zarząd wspólnoty mieszkaniowej?

W większości sytuacji zarząd nie odpowiada własnym majątkiem za zobowiązania wspólnoty, ponosi natomiast odpowiedzialność wobec niej za szkody wyrządzone nienależytym wykonywaniem obowiązków. Działając w granicach swoich uprawnień, członek zarządu zaciąga zobowiązania w imieniu wspólnoty, a nie własnym, i to wspólnota za nie odpowiada. Rachunek za wymianę windy obciąża budżet wspólnoty, a nie prywatne środki członka zarządu.

Odpowiedzialność osobista pojawia się dopiero wtedy, gdy zarząd wyrządzi wspólnocie szkodę, na przykład działając bez wymaganej uchwały lub zaniedbując sprawy, których pilnować powinien. Zarząd odpowiada więc przede wszystkim wobec własnej wspólnoty, która pozostaje pierwszym oceniającym jego pracę. Funkcja nie musi przy tym być pełniona nieodpłatnie, ponieważ członek zarządu może otrzymywać wynagrodzenie odpowiadające uzasadnionemu nakładowi pracy, jeśli wspólnota tak postanowi.

Kto kontroluje zarząd i co grozi za zaniedbania?

Zarząd kontrolują sami właściciele, ponieważ nad wspólnotą nie czuwa żaden zewnętrzny urząd, a za zaniedbania grozi w ostateczności odebranie spraw przez sąd. Ustawa daje właścicielom do tej kontroli konkretne narzędzie. Prawo wglądu w dokumenty wspólnoty, w tym dokumentację finansową, przysługuje każdemu właścicielowi w każdym czasie (art. 29 ust. 3 u.w.l.), nie tylko raz w roku przy okazji sprawozdania. Zarząd nie może tu zasłaniać się ani RODO, ani tajemnicą, ponieważ chodzi o dokumenty dotyczące wspólnego majątku.

Gdy zarząd nie wywiązuje się z obowiązków lub naraża wspólnotę na straty, każdy właściciel może wystąpić do sądu z wnioskiem o ustanowienie zarządcy przymusowego (art. 26 u.w.l.). Sąd odbiera wówczas sprawy niewywiązującemu się zarządowi i powierza je wyznaczonej przez siebie osobie. Jest to środek ostateczny, stosowany wtedy, gdy wewnątrz wspólnoty nie udaje się przywrócić prawidłowego zarządzania.

Większość takich sytuacji, czy to spór o to, czy dana decyzja wymagała uchwały, zaskarżenie wątpliwej uchwały, czy wniosek o zarządcę przymusowego, łatwiej rozstrzygnąć z pomocą prawnika. W razie konfliktu z zarządem lub wątpliwości co do jego decyzji warto skorzystać z pomocy prawnej dla wspólnot. Zakres obowiązków zarządu pozostaje przy tym stały niezależnie od wielkości wspólnoty, a jego znajomość pozwala właścicielom świadomie korzystać z prawa kontroli, a samemu zarządowi działać w granicach swoich kompetencji.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Za co odpowiada zarząd wspólnoty mieszkaniowej? Za bieżące prowadzenie spraw budynku, reprezentowanie wspólnoty na zewnątrz, wykonywanie uchwał właścicieli oraz obowiązki rozliczeniowe, czyli ewidencję kosztów, rozliczenia przez rachunek bankowy, roczne sprawozdanie i coroczne zebranie właścicieli.

Czy zarząd może samodzielnie podjąć każdą decyzję? Nie. Samodzielnie wykonuje wyłącznie czynności zwykłego zarządu. Na decyzje wykraczające poza bieżące utrzymanie budynku, takie jak remont kapitalny, zmiana przeznaczenia części wspólnej czy ustalenie opłat, potrzebuje uchwały właścicieli.

Czy członek zarządu odpowiada własnym majątkiem za długi wspólnoty? Co do zasady nie. Za zobowiązania wspólnoty odpowiada wspólnota oraz właściciele w częściach odpowiadających ich udziałom. Osobista odpowiedzialność członka zarządu pojawia się dopiero przy szkodzie wyrządzonej nienależytym wykonywaniem obowiązków.

Czy zarząd wspólnoty może pobierać wynagrodzenie? Tak, jeżeli wspólnota tak postanowi. Członek zarządu może otrzymywać wynagrodzenie odpowiadające uzasadnionemu nakładowi pracy.

Co zrobić, gdy zarząd nie wypełnia obowiązków? Każdy właściciel może złożyć do sądu wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego, jeżeli zarząd nie został powołany albo mimo powołania nie wypełnia obowiązków lub narusza zasady prawidłowej gospodarki.