Jak zmienić zarządcę wspólnoty mieszkaniowej

Zmiana zarządcy wspólnoty mieszkaniowej przebiega według jednego z dwóch trybów, a wybór właściwego zależy od tego, jak wcześniej powierzono zarząd. Jeżeli właściciele wybrali zarząd zwykłą uchwałą, wystarczy kolejna uchwała o odwołaniu. Jeżeli zarząd powierzono osobie lub firmie umową w formie aktu notarialnego, potrzebna jest uchwała zaprotokołowana przez notariusza. Od tego rozróżnienia zależy cała procedura.

Poniżej opisujemy oba tryby oddzielnie, wskazujemy kiedy który ma zastosowanie i co trzeba przygotować, żeby zmiana była skuteczna. Wyjaśniamy również, co zrobić, gdy właściciele nie potrafią dojść do porozumienia.

Zarząd a zarządca – dlaczego to rozróżnienie jest istotne

Obie nazwy bywają używane zamiennie, choć oznaczają co innego. Zarząd wspólnoty to organ złożony z osób fizycznych, wybierany przez właścicieli, który kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz. Zarządca to podmiot, osoba fizyczna lub firma, któremu właściciele powierzyli prowadzenie nieruchomości wspólnej, a komu podlega zarządca wspólnoty i jak go rozliczać przesądzają zapisy tego powierzenia.

Różnica ma znaczenie nie tylko porządkowe, ponieważ to ona przesądza, jaką formę musi mieć decyzja właścicieli o zmianie. Zanim więc właściciele przystąpią do jakichkolwiek działań, muszą ustalić, na jakiej podstawie funkcjonuje dotychczasowy zarząd nieruchomości. Odpowiedź znajduje się zwykle w akcie notarialnym ustanawiającym odrębną własność lokali albo w późniejszej umowie właścicieli, a niekiedy także we wpisie w księdze wieczystej.

Dwa tryby zmiany zarządcy wspólnoty mieszkaniowej

Ustawa o własności lokali przewiduje dwa modele sprawowania zarządu, a każdy z nich rządzi się własnymi zasadami przy zmianie. Poniższe zestawienie pokazuje, czym się różnią.

To rozróżnienie bywa pomijane w wielu poradnikach, a właśnie ono najczęściej decyduje o powodzeniu procedury. Uchwała podjęta w niewłaściwej formie może okazać się nieskuteczna, przez co dotychczasowy zarządca formalnie nadal pełni funkcję. Dlatego pierwszym krokiem zawsze jest ustalenie, w którym z tych dwóch modeli znajduje się wspólnota.

Kiedy właściciele decydują się na zmianę

Powody bywają różne i nie zawsze wynikają z rażących zaniedbań. Najczęściej właściciele reagują na powtarzające się sygnały nieprawidłowego zarządzania, takie jak brak rozliczeń rocznych, unikanie kontaktu, nieprzedstawianie dokumentacji do wglądu, opieszałość w naprawach czy nieprzejrzysta gospodarka funduszem remontowym. Każdy właściciel ma prawo żądać wglądu w dokumenty wspólnoty i rozliczenia zaliczek, a systematyczne utrudnianie tego prawa jest wyraźnym sygnałem ostrzegawczym.

Zanim jednak właściciele zdecydują się na zmianę, warto oddzielić rzeczywiste uchybienia od zwykłych różnic zdań co do priorytetów remontowych czy tempa prac. Granicę między jednym a drugim wyznacza zakres obowiązków zarządu wspólnoty mieszkaniowej, bo dopiero na jego tle widać, czy rzeczywiście doszło do zaniedbania.

Zmiana zarządu wybranego uchwałą

Jeżeli wspólnota działa w modelu ustawowym, a zarząd powołano zwykłą uchwałą, jego odwołanie i wybór nowego składu są stosunkowo proste. Ustawa pozwala odwołać zarząd lub poszczególnych jego członków w każdej chwili, na mocy uchwały właścicieli lokali. Obowiązek wyboru zarządu dotyczy wspólnot liczących więcej niż trzy lokale – w małych wspólnotach zarząd nieruchomością wspólną odbywa się na zasadach Kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 19 u.w.l.).

1. Przygotowanie uchwały. Właściciele przygotowują projekt uchwały o odwołaniu dotychczasowego zarządu oraz projekt uchwały o powołaniu nowego. Można je połączyć w jednym głosowaniu albo rozdzielić.

2. Zwołanie zebrania lub indywidualne zbieranie głosów. Uchwałę można podjąć na zebraniu właścicieli albo w drodze indywidualnego zbierania głosów.

3. Głosowanie. Uchwały zapadają większością udziałów, chyba że wcześniej ustalono zasadę, zgodnie z którą na każdego właściciela przypada jeden głos.

4. Powiadomienie i wykonanie. Odwołany zarząd traci umocowanie, a nowy przejmuje prowadzenie spraw wspólnoty i dokumentację.

W tym modelu nie jest potrzebny udział notariusza. Kluczowe jest natomiast prawidłowe policzenie głosów i zachowanie zasad podejmowania uchwał, ponieważ wadliwie podjęta uchwała może zostać zaskarżona do sądu. Jeżeli wybrany przez właścicieli zarząd zlecił bieżącą obsługę zewnętrznej firmie, trzeba dodatkowo rozwiązać umowę z administratorem na zasadach określonych w tej umowie.

Zmiana zarządu powierzonego aktem notarialnym

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy sposób zarządu ustalono umową w formie aktu notarialnego, na przykład powierzając zarząd firmie zarządzającej jeszcze na etapie dewelopera. Tutaj sama zwykła uchwała nie wystarczy i proces zmiany jest zupełnie inny.

1. Ustalenie podstawy dotychczasowego zarządu. Właściciele sprawdzają akt notarialny lub umowę, z której wynika powierzenie zarządu, oraz ewentualny wpis w księdze wieczystej.

2. Uchwała zaprotokołowana przez notariusza. Zmiana ustalonego w ten sposób sposobu zarządu następuje na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. To wymóg formalny, którego pominięcie czyni zmianę nieskuteczną. Uchwała zapada większością głosów liczoną według wielkości udziałów.

3. Wpis do księgi wieczystej. Taka uchwała stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej, co porządkuje stan prawny nieruchomości.

4. Powołanie nowego zarządcy. Mandat zarządcy powierzonego opiera się na samej uchwale – nowy zarządca zostaje wskazany w tej samej uchwale albo w kolejnej, podjętej w tym samym trybie. W praktyce niezależnie od tego zawiera się z nim umowę o zarządzanie, która określa wynagrodzenie i szczegółowy zakres obowiązków – umowa ta wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami).

Wymóg formy notarialnej potwierdził Sąd Najwyższyw uchwale z 21 stycznia 2009 r. (III CZP 129/08), w której wskazał, że choć zmiana samej osoby zarządcy nie jest formalnie zmianą sposobu zarządu, to z uwagi na ujawnienie zarządcy stosuje się do niej ten sam tryb, czyli uchwałę zaprotokołowaną przez notariusza. Dla właścicieli oznacza to konieczność zaplanowania wizyty u notariusza i uwzględnienia związanych z tym kosztów.

Co powinna zawierać uchwała o zmianie

Niezależnie od trybu, treść uchwały decyduje o tym, czy zmiana będzie skuteczna i odporna na zaskarżenie. Dobrze przygotowana uchwała zawiera przynajmniej następujące elementy:

• Jednoznaczne oznaczenie, kogo dotyczy odwołanie oraz kto zostaje powołany lub komu powierza się zarząd.

• Datę, od której zmiana wchodzi w życie.

• Sposób i termin przekazania dokumentacji nieruchomości.

• Umocowanie do dokonania czynności związanych z zakończeniem dotychczasowej współpracy.

• Prawidłowo policzone głosy oraz podpisy zgodne z przyjętym sposobem głosowania.

Nasza kancelaria pomaga tak zredagować uchwałę, aby jej treść odpowiadała rzeczywistej sytuacji wspólnoty i nie pozostawiała pola do sporu. Dotyczy to szczególnie trybu notarialnego, gdzie błąd formalny może okazać się kosztowny.

Rozwiązanie umowy z administratorem

Gdy wspólnota działa w modelu z zarządem wybranym uchwałą, a bieżące administrowanie zleciła zewnętrznej firmie, odwołanie tej firmy i rozwiązanie łączącej strony umowy to odrębna czynność. Sposób i termin wypowiedzenia wynikają przede wszystkim z treści samej umowy, dlatego przed złożeniem oświadczenia właściciele powinni dokładnie zapoznać się z postanowieniami dotyczącymi zakończenia współpracy.

Umowy o administrowanie zawierają zwykle własne okresy wypowiedzenia oraz warunki wcześniejszego zakończenia. Zdarzają się zapisy o karach umownych albo o dłuższych terminach, które mogą utrudnić szybkie przejęcie nieruchomości. Warto zwrócić uwagę, czy umowa nie przewiduje automatycznego przedłużenia oraz czy określa tryb protokolarnego przekazania spraw. Gdy zapisy są niejasne albo krzywdzące dla wspólnoty, warto przeprowadzić analizę prawną umowy przed podjęciem dalszych działań.

Przekazanie dokumentacji nowemu zarządcy

Skuteczna zmiana kończy się dopiero z chwilą przejęcia pełnej dokumentacji nieruchomości. Dotychczasowy zarządca prowadzi ewidencję kosztów zarządu i zaliczek oraz rozliczeń wspólnoty, a wszystkie te dane muszą trafić do następcy. Bez nich nowy zarząd nie jest w stanie prowadzić rzetelnej gospodarki.

Przekazanie warto przeprowadzić protokolarnie, wskazując, jakie dokumenty i nośniki zostały wydane. Najwięcej trudności pojawia się właśnie na tym etapie, zwłaszcza gdy rozstanie z dotychczasowym zarządcą jest konfliktowe. Dobrze przygotowana uchwała i jasno sformułowane oświadczenie o zakończeniu współpracy znacząco ułatwiają ten moment, ponieważ wskazują termin i zakres przekazania.

Gdy właściciele nie mogą dojść do porozumienia

Bywa, że we wspólnocie brakuje większości gotowej odwołać zarząd, albo że dotychczasowy zarząd blokuje działania i nie wypełnia obowiązków. Ustawa przewiduje na taką sytuację odrębne rozwiązanie. Gdy zarząd nie został powołany, nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel lokalu może żądać ustanowienia przez sąd zarządcy przymusowego. Sąd odwołuje takiego zarządcę, gdy ustaną przyczyny jego powołania.

To ścieżka ostateczna, po którą sięga się wtedy, gdy zwykłe mechanizmy zawiodły. Właściciele, którym zależy na tym, aby odwołać zarząd wspólnoty i nie sparaliżować jej działania, muszą wcześniej rozważyć, kto przejmie prowadzenie spraw, bo brak zarządu może okazać się problematyczny.

Zmiana zarządcy wspólnoty mieszkaniowej wymaga rozpoznania właściwego trybu, przygotowania poprawnej uchwały i uporządkowanego zakończenia dotychczasowej współpracy. Na każdym z tych etapów łatwo o błąd formalny, który przedłuża rozstanie z nierzetelnym zarządcą. Jeżeli wspólnota planuje zmianę, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią, świadczącą pomoc prawną dla wspólnot mieszkaniowych, która przeprowadzi sprawę od oceny podstawy zarządu po przejęcie dokumentacji.

Najczęściej zadawane pytania